Nuestro Canal definió los lineamientos para organizar, almacenar y administrar las evidencias de la ejecución contractual en el espacio colaborativo institucional. ¡Te contamos lo que debes tener en cuenta de la Circular 006 de 2026!
Con el propósito de fortalecer la organización de la información contractual, facilitar el seguimiento a la ejecución de los contratos y garantizar la disponibilidad de las evidencias ante requerimientos de auditoría y de los organismos de control, nuestro Canal expidió la Circular 006 del 17 de julio de 2026, la cual establece los lineamientos para realizar el adecuado almacenamiento y administración de las evidencias de ejecución contractual en el espacio colaborativo institucional dispuesto en Google Drive.
La circular recuerda que las evidencias deben reflejar claramente el cumplimiento de las obligaciones contractuales, estar organizadas de acuerdo con la estructura definida por la Entidad y mantener una relación directa con los informes de supervisión y los certificados correspondientes.
Entre los principales lineamientos establecidos se encuentran:
- Utilizar únicamente el espacio colaborativo institucional autorizado para almacenar las evidencias de ejecución contractual.
- Organizar la información siguiendo la estructura de carpetas definida por Canal Capital.
- Mantener las evidencias completas, actualizadas y disponibles durante toda la ejecución del contrato y hasta su cierre.
- Nombrar los archivos de acuerdo con las reglas establecidas en el Manual de Gestión Documental, utilizando nombres claros y descriptivos que faciliten su identificación y consulta.
- Evitar eliminar, modificar o trasladar información sin la autorización del área responsable.
La correcta organización de estas evidencias facilita la consulta de la información, fortalece la trazabilidad de la gestión contractual y permite atender de manera más eficiente los requerimientos de la Oficina de Control Interno y de los organismos de control.
Como parte de la implementación de estos lineamientos, la Subdirección Administrativa, a través del proceso de Gestión Documental y con el apoyo del proceso de Gestión del Talento Humano, realizará tres jornadas virtuales de socialización sobre la organización archivística de la serie documental “Contratos”. Estas sesiones iniciarán a partir de la segunda semana de agosto y estarán dirigidas a las y los colaboradores y contratistas de Canal Capital.
Te invitamos a consultar la Circular 006 de 2026 para conocer en detalle la estructura de almacenamiento, los lineamientos para la organización de las evidencias y las responsabilidades de cada actor dentro del proceso de supervisión contractual.
Estos lineamientos son de obligatorio cumplimiento para todas las dependencias y procesos de Canal Capital que administren o supervisen contratos, así como para supervisores, apoyos a la supervisión e interventores, quienes deberán garantizar la correcta organización, actualización y trazabilidad de las evidencias de ejecución contractual durante toda la vigencia del contrato.
