¿Necesitas acceder al ERP y no sabes cómo hacerlo? ¿Debes registrar información pero no tienes idea de cómo funciona el sistema? La Circular N°003 del 05 de junio de 2026 especifica los lineamientos para su uso y apropiación ¡Te contamos!
Todo lo que debes saber para usar el ERP de nuestro Canal está en la Circular 003 del 05 de junio de 2026, si tienes dudas sobre cómo utilizarlo, abre el documento pues este fue diseñado como un manual para que tengas en un solo lugar todos los lineamientos para su uso y apropiación.
¿Qué es el Sistema ERP?
El ERP de Canal Capital es la plataforma que integra y centraliza, en un único sistema, los principales procesos administrativos, financieros, presupuestales, contables, contractuales y de tesorería de la entidad. Gracias a esta herramienta, la información se registra en una única fuente confiable, lo que facilita el seguimiento de los procesos, fortalece el control de los recursos públicos y permite una gestión más eficiente y transparente.
La estructura integral del ERP (Seven y Kactus) de Canal Capital, permite articular procesos como la planeación de compras, la gestión presupuestal, la contratación, la nómina, el manejo de inventarios y activos, la contabilidad y la tesorería, garantizando que la información fluya de manera integrada entre las diferentes áreas del Canal.
¿Cómo acceder y cómo utilizarlo?
Para conocer el funcionamiento de cada uno de estos procesos, las responsabilidades de las áreas involucradas y el paso a paso para realizar los diferentes trámites dentro de la plataforma, ingresa a la Circular 003 del 05 de junio de 2026, ‘Lineamientos para el uso y apropiación del sistema ERP de Canal Capital’, donde se encuentran las orientaciones y procedimientos que deben seguir servidores y contratistas para la realización de cada proceso.
¿Qué puedes consultar en la Circular 003 de 2026?
En el capítulo I. PLANEACIÓN Y GESTIÓN PRESUPUESTAL (página 2) se explica cómo funciona el proceso de gestión presupuestal dentro del ERP y cuál es el paso a paso para iniciar una contratación o una adquisición en Canal Capital.
Allí podrás conocer cómo consultar el Plan Anual de Adquisiciones (PAA), crear una requisición, solicitar un Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP), conocer el flujo de aprobaciones y entender el procedimiento para realizar modificaciones al PAA o al presupuesto cuando sea necesario.
Además, la circular detalla las responsabilidades de cada actor involucrado, los controles automáticos que realiza el sistema y las orientaciones para garantizar una adecuada planeación, ejecución y trazabilidad de los recursos institucionales.
En el capítulo II. EJECUCIÓN CONTRACTUAL Y CONTABLE (página 13) se explica cómo se desarrolla la etapa de ejecución contractual y contable dentro del ERP, una vez el contrato ha sido perfeccionado. Aquí encontrarás el procedimiento para la generación del Registro Presupuestal (RP), los requisitos para la creación de nuevos proveedores en el sistema, el trámite para solicitudes que no se originan en un proceso contractual y el paso a paso para solicitar la liberación de saldos no ejecutados de contratos o registros presupuestales.
Además, se presentan las herramientas que ofrece el ERP para consultar y aprovechar la información institucional. Allí se explica cómo acceder a reportes estándar de ejecución presupuestal, estados de cuenta y trazabilidad contractual, así como la posibilidad de personalizar consultas según los permisos de cada usuario y exportar la información en formatos como Excel o CSV para construir reportes y tableros de control de manera autónoma.
En el capítulo III. CIERRE Y SOPORTE TÉCNICO (página 15) podrás conocer cómo se realizan los procesos de cierre mensual dentro del ERP y el papel que cumplen las diferentes áreas para garantizar que la información financiera, presupuestal, contable y de tesorería de Canal Capital sea oportuna, confiable y refleje la realidad económica de la entidad.
También encontrarás información sobre la configuración de los flujos de trabajo (workflows), los lineamientos para su creación o modificación y las responsabilidades de los líderes de proceso en su validación y actualización. Finalmente, se presentan los canales oficiales para solicitar soporte técnico o reportar novedades del sistema, así como la responsabilidad de cada usuario en el registro correcto y oportuno de la información y sus respectivos soportes dentro del ERP.
En el capítulo IV. DISPOSICIONES FINALES (página 17) se dictan las disposiciones finales para el uso del ERP y se presentan los tiempos máximos establecidos para la atención de los principales trámites relacionados con el sistema, como modificaciones al Plan Anual de Adquisiciones (PAA), ajustes presupuestales, actualización de información en SECOP II, generación de Certificados de Disponibilidad Presupuestal (CDP), Registros Presupuestales (RP) y atención de solicitudes de soporte técnico.
Asimismo, informa que los tiempos y trámites relacionados con la Gestión Contractual — incluyendo
la suscripción de contratos, modificaciones, cesiones y liquidaciones — continuarán rigiéndose por
los procedimientos y herramientas actualmente en operación. Es preciso aclarar que la entrada en
vigencia del sistema Seven ERP no ha generado modificaciones en las etapas ni en los tiempos de
respuesta definidos por Gestión Contractual.
Se le recuerda a todo el equipo Capital que el éxito de la migración al nuevo ERP depende de la disciplina y el cumplimiento de los tiempos descritos en la Circular 003 de 2026. La falta de cargue de documentos o la radicación incompleta resultará en la devolución automática del trámite por el sistema.
Consulta la circular 003 de 2026 aquí.
