La organización de los archivos de gestión es una responsabilidad compartida que fortalece la transparencia, la trazabilidad y la gestión institucional de Canal Capital. ¡Te contamos!
Cada documento que se produce en Canal Capital hace parte de la memoria institucional de la Entidad, hace parte del valor de nuestra memoria. Su adecuada organización, conservación y custodia, no solo facilita el desarrollo de las actividades diarias, sino que también garantiza la transparencia, el acceso a la información y el cumplimiento de las obligaciones legales frente a los organismos de control.
Con este propósito, la Subdirección Administrativa, a través del proceso de Gestión Documental, le recuerda a las y los jefes y líderes de área, el deber legal y administrativo que tienen frente a la custodia, conservación, preservación y organización técnica de los archivos de gestión para asegurar expedientes íntegros y completos.
Esta responsabilidad se encuentra respaldada por:
- Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos): Es la columna vertebral archivística. Obliga a las entidades públicas y del Estado (como Canal Capital) a estructurar y mantener sus sistemas de gestión documental.
- Acuerdo 001 de 2024 del Archivo General de la Nación (AGN): Es la norma vigente más reciente que compila y unifica los criterios técnicos y jurídicos de la función archivística en el Estado colombiano.
- Decreto Distrital 435 de 2023: Norma local que establece el liderazgo de la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá para evaluar el cumplimiento de las políticas de archivo en las entidades del Distrito, incluyendo a Canal Capital.
¿Cuál es el compromiso de los jefes y líderes de área?
La normatividad vigente establece que la organización, preservación, control y custodia de la información producida por cada dependencia es responsabilidad directa de sus jefes y líderes, así como de los equipos que la conforman.
Por ello, es fundamental que los archivos de gestión permanezcan organizados y actualizados, garantizando que cada actuación administrativa cuente con los soportes necesarios y pueda ser consultada cuando se requiera.
Entre las principales responsabilidades se encuentran:
- Clasificar la información bajo las Tablas de Retención Documental (TRD) vigentes.
- Conformar expedientes ordenados, cronológicos y completos.
- Garantizar que cada actuación de su dependencia deje una huella transparente y auditable para el Distrito.
- Almacenar en el lugar adecuado buscando garantizar su conservación, custodia y preservación.
Mantener los archivos organizados no solo facilita la gestión diaria de cada dependencia, sino que también protege la información institucional, fortalece la trazabilidad de los procesos y permite atender de manera oportuna los requerimientos de auditoría y de los organismos de control.
La invitación es a hacer de la gestión documental una práctica permanente y recordar siempre ‘El Valor de Nuestra Memoria’. Cada documento bien organizado contribuye a preservar la memoria institucional de Canal Capital y fortalece una gestión pública transparente, eficiente y responsable. Porque, como lo recuerda esta campaña, el valor de nuestra memoria comienza en cada escritorio y en cada archivo que construimos día a día.
